Krutá realita: Nevyužívané kancelářské prostory

Nedávná analýza provedená společnostmi Colliers a Basking.io odhaluje náročnou situaci pro podniky po celém světě. Tři roky po pandemii se průměrná obsazenost kanceláří ve většině regionů pohybuje pod 60 %, přičemž ohromujících 83 % kancelářského času je využito méně než z 25 %. Navzdory značným investicím do modernizace kancelářských prostor přetrvávají nízké míry jejich využívání. Ideální rozsah obsazenosti pro podporu spolupráce a interakce je obvykle mezi 50 % a 80 %, což je cíl, kterého mnoho podniků v současné době nedosahuje.

Proč tradiční pobídky selhávají

Mnoho organizací se snažilo nalákat zaměstnance zpět do kanceláří s výhodami, jako jsou bezplatná jídla, společenské akce nebo „flexibilní“ politika práce z domova. Tyto pobídky však prokázaly minimální dlouhodobý dopad na docházku do kanceláře. Problémem není jen poskytování vybavení; jde o vytvoření prostředí, které skutečně podporuje a zlepšuje pracovní zkušenost, čímž se dojíždění stává smysluplným.

Za hranice flexibility: Co skutečně motivuje zaměstnance k návratu?

Výzkum poukazuje na několik klíčových faktorů, které odlišují úspěšné strategie návratu do kanceláře od těch neúspěšných:

Garantovaný pracovní prostor a předvídatelné rutiny

Zaměstnanci si cení jistoty, že budou mít vyhrazené místo, i když to není osobní stůl, když přijdou do kanceláře. Navíc, zavedení pravidelného, předvídatelného rozvrhu pro návštěvy kanceláře pomáhá začlenit docházku do jejich rutiny, snižuje nejistotu a plánovací potíže.

Síla přítomnosti: Kolegové a manažeři

Jedním z nejsilnějších motivátorů pro návrat do kanceláře je přítomnost kolegů. Příležitost pro přirozenou spolupráci, neformální interakce a budování týmu je neocenitelná. Zatímco přímá očekávání manažera mohou hrát roli, jejich účinnost klesá u vyšších nebo manažerských pozic, které již mohou kancelář navštěvovat častěji.

Účelné navrhování: Dynamické prostory

Kanceláře „jedné velikosti pro všechny“ jsou zastaralé. Úspěšné kanceláře nabízejí rozmanité prostory přizpůsobené různým úkolům – od živých oblastí pro týmovou spolupráci a brainstorming po tiché zóny pro soustředěnou práci a individuální koncentraci. Firmy hledající pronájem kancelářských prostor by měly upřednostňovat uspořádání, která umožňují tuto dynamickou funkcionalitu, a zajistit, že každý čtvereční metr slouží svému účelu.

Strategická doporučení pro maximalizaci vaší investice do kanceláří

Colliers radí firmám přijmout vyvážený, strategický přístup k jejich kancelářským prostorům:

Vyvažujte flexibilitu se strukturou: Najděte optimální rovnováhu mezi možnostmi práce na dálku a jasnými očekáváními pro dny v kanceláři. Nejde o rigidní nařízení, ale o vytvoření rytmu. Nastavte jasná očekávání a podpořte týmové rozvrhy: Komunikujte „proč“ za dny v kanceláři a povzbuzujte týmy k koordinaci jejich rozvrhů. Když jsou kolegové přítomni, kancelář se stává přitažlivější. Investujte do dynamických, adaptabilních prostor: Zvažte pronájem nebo rekonfiguraci prostor, které nabízejí kombinaci zón pro spolupráci, tichých oblastí pro soustředěnou práci a univerzálních zasedacích místností. To vyhovuje různorodým pracovním potřebám a maximalizuje využití. Řešte problémy s dojížděním: Prozkoumejte řešení, jako je zlepšený přístup k veřejné dopravě, bezpečné úložiště kol nebo flexibilní časy zahájení práce, aby se ulehčilo břemeno každodenního dojíždění. Komunikujte výhody, nenuťte k docházce: Posuňte narativ od vynucování k zdůrazňování hmatatelných výhod práce v kanceláři – vylepšená spolupráce, mentorství, sociální propojení a silnější firemní kultura.

Díky promyšlenému navrhování a správě kancelářských prostor je mohou firmy transformovat z nevyužitých aktiv v nepostradatelná centra, která podporují inovace, spolupráci a prosperující zaměstnaneckou zkušenost, čímž zajistí, že se jejich nájemní investice výrazně zhodnotí.

Zdroj: kurzy.cz