Existují tři postupy, které můžete použít ke zvýšení kvality údajů o vaší nemovitosti na základě čtyř pilířů správy informací: lidé, procesy, technologie a obsah.
1. Vytvořte proces pro údržbu dat nemovitostí
2. Zapojte svůj tým
3. Pravidelně vyhodnocujte kvalitu dat
Co to ale v praxi znamená? Podívejme se na to zblízka.
1. Vytvořte proces pro údržbu dat nemovitostí
Způsob zaznamenávání a ukládání dat je často jednou z klíčových příčin problémů s daty. To je běžné ve správě nemovitostí, protože data o nemovitostech jsou tradičně shromažďována z řady zdrojů, interních i externích.
Snadné řešení je zavedení strukturované obchodní metody s konvencemi a předpisy pro vedení procesu údržby dat. V tomto kroku nezapomeňte odpovědět na následující klíčové otázky:
Jaké jsou základní údaje pro vaši praxi? Jak byste měli správně zadávat informace pro každé datové pole? Jak často by měla být aktualizována data o nemovitosti? Kdo je zodpovědný za údržbu každé sady dat? Jak zkontrolujeme kvalitu dat a jejich chyby?Podívejme se na příklad toho, jak můžete sledovat základní záznamy o nemovitostech. Zeptejte se sami sebe: máte plán pro ověření čtvercových stop všech nemovitostí? Nebo existuje konvence o tom, jak by se měly zaznamenávat adresy nemovitostí (aby se zabránilo odchylkám, jako je Hämeentie 10 A, 00101 Helsinky, Finsko nebo Hämeentie 10 A, Helsinky 00101, Finsko)? I když se pokyny pro takové postupy mohou zdát bezvýznamné, společně definují tvar dat vaší nemovitosti.
2. Získejte svůj tým na palubu
I ten nejvíce bezchybný postup je k ničemu, pokud není uveden do praxe.
Proto je zásadní sdělit standardy údržby dat vašemu týmu a podpořit jejich používání. Nezapomeňte myslet na všechny, kdo se podílejí na správě vaší nemovitosti, včetně externích zaměstnanců.
Chcete-li dostat svůj tým na palubu, zvažte nabídku:
Školení o procesu a normách pro zadávání údajů Odměna pro členy týmu, kteří mají vysoce kvalitní dataSystematické školení je skvělý způsob, jak zajistit konzistentnější provoz. Může být obtížné koordinovat školení pro všechny účastníky celého vašeho portfolia současně. Zvažte postupný přístup, například začít s správci budov a přejít na manažery pronájmu, manažeři rizik atd.
Udělejte si čas a ujistěte se, že každý rozumí a je schopen přesně implementovat konvence.
Aby byl proces dlouhodobě udržitelný, měly by být osvědčené postupy podporovány prostřednictvím uznání a odměn. Nebojte se pochválit a odměnit své správce nemovitostí za snahu o správu dat!
3. Pravidelně vyhodnocujte kvalitu údajů o nemovitostech
I když máte zavedený proces, který váš tým dodržuje do poslední tečky, mohou nastat problémy s daty v důsledku lidské chyby.
Některé chyby jsou zjevné, zatímco jiné se ztrácejí v oparu informací. Výsledkem je pravidelné monitorování databáze, aby byla zajištěna konzistentní a vysoce kvalitní data.
Definovaná metoda pro hodnocení kvality dat povede k výraznému zlepšení celkového stavu dat, ať už máte jednoduché úložiště dokumentů nebo pokročilé systémy správy nemovitostí.
To platí zejména při práci s více informačními zdroji, což vyžaduje vzájemné odkazy.
Hodnocení údajů lze provádět podle předem stanoveného harmonogramu nebo náhodně.
Vzhledem k rozsahu práce a potřebě podrobného porozumění datové struktuře vaší nemovitosti je pravidelné sledování a oprava údajů specialistou na data nebo odhodlaným týmem mnohem úspěšnější než provádění pololetních nebo ročních kontrol.
Správa dat je investice, která se v krátkodobém i dlouhodobém horizontu vyplatí každému podnikání. Dobře udržovaná data o nemovitostech pomáhají při správě majetku tím, že vás udržují v aktuálním stavu a eliminují skrytá rizika z vašeho portfolia.
